Rederij de Jong

Digitale administratie tussen wal en schip

boat

Klant: Rederij de Jong

 

Vraag: Hoe zorgen we voor direct inzicht in onze actuele administratie, prestaties en planning waardoor deze informatie betrouwbaarder en sneller toegankelijk is?

 

Oplossing: Marviq heeft een systeem ontwikkeld waarmee het administratieproces van Rederij de Jong is gedigitaliseerd. Hierdoor kan er efficiënter gewerkt worden, is de informatie in het systeem altijd en overal beschikbaar en kan op basis van data de operatie geoptimaliseerd worden.

Digitale transformatie in de Scheepvaart

De van oudsher wat conservatieve transportsector maakt momenteel een digitale transformatie door. De focus ligt daarbij vooral op efficiencywinst. Dat geldt ook voor onze klanten in deze sector. Om een kwaliteitsslag te maken op dit gebied vroeg Rederij de Jong Marviq onlangs een systeem te ontwikkelen om haar administratie te kunnen digitaliseren. De papieren logboeken en dossiers waar de rederij tot op heden mee hebben plaats gemaakt voor een digitaal administratiesysteem waar alle informatie over de vrachten, klanten, personeelsplanning en bedrijfsprestaties overal en altijd online beschikbaar is.

Rederij de Jong werkt efficiënter door digitalisering

Van handelaar in kolen tot complete rederij

Rederij de Jong is een familiebedrijf dat zich de afgelopen eeuw heeft ontwikkeld van een handelaar in kolen tot complete rederij onder leiding van Pieter de Jong. De oorsprong van het bedrijf gaat terug naar het jaar 1902. Voor de handel in kolen voor de huishoudens werd door Pieter de Jong (senior) een schip gekocht. Zijn zonen werden al snel bij het bedrijf betrokken en gingen ieder op een eigen schip varen. Het aantal schepen werd hierdoor snel vergroot en er werden ook steeds meer andere ladingen vervoerd. In de daaropvolgende jaren kreeg het bedrijf er steeds meer activiteiten bij en werden de pakketten steeds groter. Rederij de Jong verzorgt nu alle logistiek over water voor haar klanten, van kolen tot windmolens. Dit doet zij vooral met behulp van duwboten, bakken en schepen.

 

Oud familiebedrijf met nieuwe technologie

Bij een grote rederij komt een uitgebreide administratie kijken.Tot voor kort werkte Rederij de Jong met papieren logboeken en dossiers. Op elk schip lag een logboek dat schriftelijk werd bijgehouden en vervolgens werd doorgebeld naar de administratie op het vasteland, die het in Excel verwerkte. Het vergde verschillende handelingen en onnodige tijd om vervolgens de gewenste informatie uit het systeem halen. Daardoor liep het bedrijf continu achter de feiten aan. Rederij de Jong vroeg Marviq daarom een systeem te ontwikkelen waarin inzicht is in haar actuele administratie, prestaties en planning met het doel om met deze nieuwe technologie efficiënter te kunnen gaan werken.

 

Digitale verwerking op zee

Het ontwikkelde systeem maakt het digitaliseren van de papieren logboeken en dossiers mogelijk. Op deze manier is alle informatie van Rederij de Jong door werknemers en het management overal te bereiken. Door het digitaal verwerken van informatie zal dezelfde informatie niet vaker dan één keer genoteerd hoeven worden. Hierdoor voorkom je fouten die gemaakt kunnen worden bij het doorbellen en wordt de administratie betrouwbaarder.

 

Per partij wordt er een dossier in het systeem bijgehouden. Voorop staat de naam van het zeeschip waaruit de lading afkomstig is, het type lading en het gewicht. Ook staat hier vermeldt voor welke klant dit vervoerd wordt. Het systeem heeft ook een planfunctie. In het systeem kan makkelijk een planning voor de bezetting voor de schepen worden gemaakt. Het systeem zal ook van iedereen gegevens vastleggen om ze te kunnen bereiken en in te kunnen plannen, inclusief hun certificaten en kwalificaties. Hierdoor is het systeem ook in staat om een signalering af te geven bij onderbemanning van een boot, verkeerde kwalificaties die aan boord zijn, ziekte of pech. Hierdoor kan onderbemanning vroegtijdig geconstateerd en opgelost worden.

 

Op elk schip een tablet

Sinds kort beschikt elk schip van de rederij over een tablet waar het ontwikkelde systeem op geïnstalleerd staat. Hierin worden alle handelingen direct digitaal ingevoerd in het administratiesysteem. Alle datastromen zijn bovendien gekoppeld aan de KPI’s waardoor rapportage-informatie met een muisklik of vingeraanraking altijd en overal beschikbaar is voor het management. Het nieuwe systeem is betrouwbaarder, kost minder tijd en handelingen ten opzichte van het oude systeem en is via het internet overal bereikbaar.