5 Redenen waarom Dashboards het winnen van Spreadsheets.

Still using excel for reports?

5 Redenen waarom Dashboards het winnen van Spreadsheets.

Je bent dus nog niet overgestapt op dashboards… en je bent nog steeds afhankelijk van de rapporten waar je al jaren doorheen worstelt. Je bent zelf, zoals veel mensen, een echte Excel-tijger die vanuit meerdere bronnen data in één sheet probeert te stoppen.

Wordt het niet tijd om daar wat aan te doen? Voor jezelf en voor je business?

Verandering is moeilijk. Maar de juiste verandering brengt lucht in je agenda, maakt je meetings productiever en kan je zelfs geld besparen. De tijd die je aan je echte werk kunt besteden in plaats van de wekelijkse Excelsheets doorworstelen levert gewoon meer op.

Niet getreurd, je bent niet de enige. De dagelijkse sleur. Iedere maandag draai of lees je Quality Reports of andere KPI (= key performance indicator) rapporten. Het kost je uren om ze samen te stellen of door te lezen en er de juiste informatie in te stoppen of uit te halen.
En dat terwijl er al een deadline lag voor deze week.

Je rapporten omzetten naar een geautomatiseerd dashboard is het antwoord en wel om de volgende redenen.

1.    Vind al je informatie op ÉÉN plaats.

Dashboards bieden de mogelijkheid om al je data te combineren in één bron die klopt en de juiste informatie bevat. Inclusief die droge spreadsheets. Al je CRM’s, ERP’s, performance en financiële data gecentraliseerd in één overzicht, geeft je de mogelijkheid om al je ‘metrics’ voor een precies overzicht in een plaatje te berekenen.

Een klant van ons rapporteerde over productie en er was behoefte aan meer efficiëntie en real-time updates. Door gebruik te gaan maken van dashboards waren zij in staat om hun KPI’s vanuit diverse platformen op één plaats samen te vatten wat hun proces ook nog eens verbeterde. Een rapport wat doorgaans maanden tijd kostte om samen te stellen was nu binnen een paar weken beschikbaar in één overzichtelijk dashboard.

2.    Geen tijd voor real-time rapportage.

In deze snelle wereld is er geen tijd om te wachten. Je dient goede en gedegen beslissingen te nemen voordat het te laat is en je op de blaren moet zitten. Als je het mij vraagt dient het maken van een rapportage net zo makkelijk te zijn als het aflezen van de temperatuur op je thermostaat. Dashboards kunnen dat.

Een digitaal dashboard kan op gezette tijden automatisch ingewikkelde rapporten samenstellen uit al je systemen. Real-time, 24 uur per dag, 7 dagen per week. Hoe regelmatiger je data ververst hoe preciezer de resultaten zullen zijn. Deze automatisering bespaart je niet alleen tijd maar verkleint ook het aantal menselijke fouten. Het geeft de mogelijkheid om beslissingen te nemen zonder afhankelijk te zijn van dure Excel rapporten die uren of zelfs weken de tijd kunnen kosten om te maken.

3.    Leesbril is niet meer nodig.

Heb je wel eens geprobeerd om een Excelsheet te openen op je smart-phone? Dat is enorm irritant en zo goed als onmogelijk om te lezen wat er staat. 

Dashboards zijn niet alleen makkelijker om mobiel te bekijken, het ziet er ook nog beter uit en je hebt veel sneller de informatie te pakken die je zoekt.

En nog beter, dashboards kun je gebruiken op iedere desktop, smart-phone of tablet van welk platform dan ook. Je hoeft niet eindeloos te scrollen om door tig rijen en kolommen.

4.    Prestaties die duidelijk zijn.

Iedereen houdt er van om te zien dat het goed gaat. Je kunt het dashboard zelfs op grote schermen binnen je bedrijf ophangen zodat iedereen kan zien dat het goed gaat. En beter nog, je kunt met dashboards informatie afleveren die past bij de ontvanger. Of het nu gaat om management, bestuur of medewerkers, iedereen kan nu problemen of trends vaststellen en daar op inspelen.

De eerder genoemde fabriek  gebruikt nu dashboarden op dagelijkse basis waarbij relevante KPI’s zoals productie aantallen, afval en planning wordt getoond. Sinds de implementatie is het begrip van deze KPI’s bij alle medewerkers enorm verbeterd wat de betrokkenheid en oplettendheid bij de medewerkers serieus heeft verbeterd.

Het is duidelijke dat transparantie en verantwoordelijkheid in alle delen van de organisatie van cruciaal belang is en dat is bereikt met dashboards.

5.    You know the drill.

Drilldowns zijn niet eng! Sterker nog ze kunnen heel nuttig zijn. Maar kun je downdrillen in een Excelsheet? Helaas is die mogelijkheid er niet. In plaats daarvan scroll je naar rechts… en verder… en verder. 

Dashboards daarentegen geven je een snel en helder eerste overzicht. En als je wilt heb je de mogelijkheid om dieper en dieper te graven in de data door eenvoudigweg op een grafiek te klikken waardoor een rijke schat aan informatie in eens beschikbaar is. Daarom is dit één van de grootste voordelen van het hebben van een dashboard.  

Drilldowns presenteren gedetailleerde informatie op diverse niveaus waardoor niets onderbelicht hoeft te blijven. Het geeft de gebruiker de mogelijkheid om een detail en complexiteit niveau van data te kiezen die zij verwachten. Als iets er uit springt kun je op een volgend dashboard ontdekken waarom en zijn boosdoeners via een grafiek zo te achterhalen.

Door het verwijderen van de verplichting om eindeloos te scrollen door rapporten zijn gebruikers eerder in staat risico’s of kansen te identificeren en daarop actie te nemen.

Digitale dashboarden vormen steeds meer het hart van goede zakelijke beslissingen terwijl spreadsheets in mogelijkheden steeds verder achterop raken. Spreadsheets hebben hun nut echt bewezen. Maar als het op je agenda staat om je rapportage te heroverwegen is nu het moment om je bedrijf tijd en geld te besparen en verborgen kansen en mogelijkheden uit je data te halen. 

Een dashboard is die ene plek waar al je informatie centraal en visueel aantrekkelijk gepresenteerd kan worden en je zelfs de mogelijkheid hebt om dieper te graven als het nodig is. 

Ben jij toe aan nieuwe rapportages? Wil jij tijd besparen? Dan wordt het tijd om nu een afspraak te maken met Marviq – the technology agency.


Henk Siereveld
Product & Business Developer